Les espaces de coworking et les bureaux flexibles sont désormais des éléments clés de la structure organisationnelle des entreprises. Autrefois considérée comme une nouvelle tendance, leur existence s'est démocratisée, stimulée par la pandémie de Covid et l’augmentation du télétravail.

Que cela soit des freelances, des PME, des start-ups ou des grands groupes, tous apprécient la grande flexibilité et la simplicité d’usage qu’offrent ces espaces au quotidien. Cependant, une question demeure : celle de la confidentialité au sein des espaces et des données.

Si les entreprises doivent désormais faire face à la menace des cyberattaques, le travail flexible peut-il garantir la sécurité de tous ? 

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Travailler en communauté, est-ce tout partager ?

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L'idée que le travail en communauté implique un partage absolu est un malentendu répandu. 

En réalité, la majorité des espaces de coworking et de bureaux flexibles proposent des bureaux fermés qui permettent de rassembler des équipes, facilitant ainsi la communication tout en assurant la sécurité des informations et des données. Seuls les services et les événements sont partagés avec tous les coworkers, tandis que les espaces de travail peuvent être privatisés.

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Pour assurer un travail flexible et sécurisé, il est recommandé de diversifier les espaces de travail au sein d'une même aire privatisée, permettant aux employés de choisir l'endroit le plus adapté à leurs tâches. Des phone box ou des espaces de confidentialité peuvent être mis à disposition pour des appels téléphoniques ou des réunions virtuelles en toute tranquillité.

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Des équipements à la pointe de la technologie

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Les espaces de travail flexibles sont conscients de l'importance de la sécurité et intègrent cette préoccupation dans leur conception. De nombreux espaces travaillent avec des entreprises spécialisées en sécurité. Par exemple, Regus, l'un des plus grands réseaux d'espaces de coworking, sépare les connexions de ses clients à l'aide d'un système de pare-feu, créant ainsi des réseaux privés virtuels pour garantir la sécurité des données.

De plus, certains espaces de coworking déploient des serrures électroniques pour renforcer leur sécurité, remplaçant ainsi les verrous manuels traditionnels. L'accès est géré via une application sur le smartphone des employés, ce qui permet une détection automatique des failles éventuelles.

Les phone box, ces cabines conçues pour la confidentialité, sont de plus en plus courantes dans les espaces de coworking. Dotées d'isolants acoustiques, elles minimisent les bruits extérieurs, garantissant la confidentialité des communications.

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Mieux maîtriser sa politique de confidentialité 

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Les entreprises ont aussi un rôle à jouer en termes de pédagogie et d’accompagnement sur ces questions de sécurité. Il est important, pour chacune, de les sensibiliser sur les risques que pourraient engendrer une faille de sécurité.

Des consignes simples peuvent être adressées telles que : s’isoler dans un espace dédié pour passer un appel d’ordre confidentiel, limiter le nombre d’impressions et ne pas laisser traîner de papier au sein des espaces, couper sa session à chaque moment d’absence au poste de travail…

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À noter enfin, que pour garantir que vos données et celles de vos clients ne tombent entre de mauvaises mains, plusieurs centres de coworking ont configuré leurs imprimantes pour qu’elles n’enregistrent aucuns travaux d’impressions. Ils peuvent aussi mettre à disposition un service régulier de destruction de documents pour vos écrits avant d’être supprimés.

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Voici plusieurs exemples de risques et leur solution :

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• L’écoute clandestine ou de "sniffing"

Solution : Utilisez un réseau privé virtuel (VPN) pour sécuriser vos communications et privilégiez les protocoles de communication sécurisés tels que le HTTPS.

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• Le vol de matériel 

Solution : Ne laissez jamais vos appareils sans surveillance, utilisez des serrures de sécurité pour les ordinateurs portables et protégez vos appareils par des mots de passe forts avec des données cryptées en cas de vol.

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• Les logiciels malveillants

Solution : Maintenez votre logiciel antivirus à jour et activez un pare-feu sur votre appareil. Évitez de cliquer sur des liens ou d'ouvrir des pièces jointes provenant de sources inconnues ou non fiables.

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• L'ingénierie sociale

Solution : Formez les employés pour reconnaître les tentatives d'ingénierie sociale et vérifiez l'identité de toute personne qui demande des informations sensibles.

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• Risques liés à l'impression partagée

Solution : Soyez prudent lors de l'utilisation d'une imprimante partagée et assurez-vous de récupérer immédiatement vos documents imprimés contenant des informations sensibles pour éviter tout accès non autorisé.