Coworking-ruimtes en flexibele kantoren zijn nu sleutelelementen in de organisatiestructuur van bedrijven. Ooit beschouwd als een nieuwe trend, is hun bestaan gedemocratiseerd, gestimuleerd door de Covid-pandemie en de toename van telewerken.

Of het nu gaat om freelancers, KMO's, start-ups of grote groepen, ze waarderen allemaal de grote flexibiliteit en het gebruiksgemak die deze ruimtes dagelijks bieden. Er blijft echter één vraag over: die van de vertrouwelijkheid binnen ruimten en gegevens.

Als bedrijven nu te maken krijgen met de dreiging van cyberaanvallen, kan flexibel werken dan ieders veiligheid garanderen?

‍

Betekent werken in een gemeenschap dat je alles deelt?

‍

Het idee dat gemeenschapswerk absoluut delen inhoudt, is een veelvoorkomend misverstand.

In feite is de meerderheid van coworking en flexibele kantoorruimtes bieden gesloten kantoren waar teams kunnen worden samengebracht, waardoor de communicatie wordt vergemakkelijkt en tegelijkertijd de veiligheid van informatie en gegevens wordt gewaarborgd. Alleen diensten en evenementen worden gedeeld met alle collega's, terwijl werkruimten kunnen worden geprivatiseerd.

‍

Om flexibel en veilig werk te garanderen, wordt aanbevolen om de werkplekken binnen dezelfde geprivatiseerde ruimte te diversifiëren, zodat werknemers de locatie kunnen kiezen die het meest geschikt is voor hun taken. Telefooncellen of privacyruimtes kunnen in alle rust beschikbaar worden gesteld voor telefoongesprekken of virtuele vergaderingen.

‍

Apparatuur op het snijvlak van technologie

‍

Les flexibele werkplekken zijn zich bewust van het belang van veiligheid en nemen deze zorg mee in hun ontwerp. Veel ruimtes werken samen met bedrijven die gespecialiseerd zijn in beveiliging. Regus, een van de grootste netwerken van coworking spaces, scheidt bijvoorbeeld de verbindingen van zijn klanten met behulp van een firewallsysteem, waardoor virtuele privénetwerken worden gecreëerd om de gegevensbeveiliging te waarborgen.

Daarnaast maken sommige coworking-ruimtes gebruik van elektronische sloten om hun beveiliging te verbeteren, ter vervanging van traditionele handmatige sloten. De toegang wordt beheerd via een applicatie op de smartphone van de werknemer, waarmee mogelijke inbreuken automatisch kunnen worden opgespoord.

Telefooncellen, deze hokjes die zijn ontworpen voor privacy, komen steeds vaker voor in coworking-ruimtes. Ze zijn uitgerust met akoestische isolatie en minimaliseren externe ruis, waardoor de vertrouwelijkheid van de communicatie wordt gegarandeerd.

‍

Je privacybeleid beter beheren

‍

Bedrijven hebben ook een rol te spelen op het gebied van pedagogie en ondersteuning bij deze veiligheidskwesties. Het is belangrijk dat iedereen hen bewust maakt van de risico's die een inbreuk op de beveiliging kan veroorzaken.

Er kunnen eenvoudige instructies worden gegeven, zoals: isoleer uzelf in een daarvoor bestemde ruimte om vertrouwelijk te bellen, beperk het aantal impressies en laat geen papier rondslingeren in de ruimten, onderbreek uw sessie op elk moment van afwezigheid op het werkstation, enz.

‍

Houd er ten slotte rekening mee dat om ervoor te zorgen dat uw gegevens en die van uw klanten niet in verkeerde handen vallen, verschillende coworking centers hun printers zo hebben geconfigureerd dat ze geen printopdrachten registreren. Ze kunnen ook zorgen voor een reguliere documentvernietigingsservice voor uw documenten voordat ze worden verwijderd.

‍

Hier zijn verschillende voorbeelden van risico's en hun oplossingen:

‍

• Afluisteren of „snuiven”

Oplossing: Gebruik een virtueel privénetwerk (VPN) om uw communicatie te beveiligen en gebruik veilige communicatieprotocollen zoals HTTPS.

‍

• Diefstal van apparatuur

Oplossing: Laat uw apparaten nooit zonder toezicht achter, gebruik veiligheidssloten voor laptops en bescherm uw apparaten met sterke wachtwoorden met versleutelde gegevens in geval van diefstal.

‍

• Schadelijke software

Oplossing: Houd uw antivirussoftware up-to-date en schakel een firewall in op uw apparaat. Vermijd het klikken op links of het openen van bijlagen van onbekende of onbetrouwbare bronnen.

‍

• Social engineering

Oplossing: Train werknemers om social engineering-pogingen te herkennen en de identiteit te verifiëren van iedereen die om gevoelige informatie vraagt.

‍

• Risico's verbonden aan gedeeld printen

Oplossing: Wees voorzichtig wanneer u een gedeelde printer gebruikt en zorg ervoor dat u afgedrukte documenten met gevoelige informatie onmiddellijk ophaalt om ongeoorloofde toegang te voorkomen.