Wist je dat 40 tot 50% van de banen in een bedrijf onbezet is? Als dit cijfer u schokt, is het de realiteit die bedrijven ertoe aanzet hun kantoren te organiseren en opnieuw in te richten.
Na de open ruimte komt het flexkantoor binnen en meer dan 16% van de bedrijven heeft dit concept al overgenomen (onderzoek uitgevoerd door Deskeo) .Zelfs als dit cijfer je schamele lijkt, in 2021, volgens een onderzoek uitgevoerd door JLLzegt 59% van de bedrijven geïnteresseerd te zijn in het flexkantoor.
Dus wat is flexkantoor, wat zijn de voor- en nadelen en hoe richt je het in?
Wat is het flexkantoor?
Weer in de kijker gezet, het flexkantoor wint steeds meer bedrijven.
Wat verbergt deze nieuwe organisatievorm onder deze anglicist?
Het flexkantoor komt overeen met het ontbreken van toegewezen werkplekken voor werknemers.
Dit type organisatie combineert de twee soorten organisaties die we allemaal kennen, traditionele kantoren en open ruimte. Er zullen samenwerkingsruimten en individuele werkstations zijn.
Het stelt bedrijven in staat om een geoptimaliseerde werkruimte te hebben waar iedereen vrij is om te kiezen waar ze willen werken op basis van hun taken van de dag.
De oorsprong
Het flexkantoor is ontstaan uit 3 observaties:
- het ongelijke gebruik van de ruimten die ter beschikking worden gesteld aan de werknemers van de onderneming: tussen buitentaken, vakanties, vakanties of zelfs ziekteverlof blijft er steeds meer ruimte ongebruikt in kantoren;
- de digitale revolutie: het gaf iedereen overal en altijd toegang tot zijn gereedschap;
- Het belang van het privéleven van werknemers : Werknemers zetten zich steeds meer in om hun professionele en persoonlijke leven in evenwicht te brengen. Bovendien willen veel mensen ontsnappen aan tijdsdruk en lange reistijden.
Naar aanleiding van deze bevindingen leek het voor bedrijven met onderbezette kantoren voor de hand om een oplossing te vinden.
Hiervoor werd de combinatie van kantoren en samenwerkingsruimtes gecreëerd en werd het flexkantoor geboren.
Dit concept lijkt nieuw, maar in werkelijkheid is het in Frankrijk verschenen sinds het begin van de jaren negentig in de kantoren van het adviesbureau Andersen Consulting.
Dit concept leek toen al vernieuwend, maar werd al snel ingehaald door dat van de open ruimte.
Pas met de gezondheidscrisis en de toenemende belangstelling voor het welzijn van werknemers zal deze in 2020 weer de kop opsteken.
Wat betekent dat in het echte leven?
In het dagelijks leven nemen werknemers van dit soort bedrijven hun apparatuur mee naar kantoor en kiezen ze hun werkruimte of ze werken buiten het kantoor op de gewenste locatie.
Wat de keuze van ruimtes betreft, kan een werknemer kiezen voor een kantoor/afgesloten ruimte als hij in een rustige omgeving wil werken en een open ruimte als hij met collega's aan een gezamenlijk project wil werken.
In kantoren zijn er regelmatig persoonlijke opslagruimtes voor iedereen om herhaald transport met hun apparatuur te vermijden.
Niet te verwarren: flexibel kantoor versus flexkantoor
Flexibel kantoor wordt vaak verward en is de Franse vertaling van flexkantoor, maar het is ook een term die verwijst naar de verhuur van werkplekken voor een periode van doorgaans één tot drie uur.
Als je het dan over de organisatiewijze wilt hebben, gebruik dan de term Engels.
Waarom kiezen voor het flexkantoor?
Het flexkantoor is een zeer interessante oplossing voor bedrijven die de kosten van bezette ruimtes verlaagt.
Maar wat zijn de voor- en nadelen voor het bedrijf en de werknemers van het bedrijf?
Voordelen
Zoals je eerder had kunnen begrijpen, kun je met het flexkantoor ruimte besparen, maar ook de kosten verlagen die gepaard gaan met het beheren van werkplekken.
Het maakt ook het volgende mogelijk:
- van creativiteit en productiviteit stimuleren van elk van de werknemers dankzij de keuze van de omgeving op basis van hun missies;
- Vaneen betere balans hebben tussen professioneel en privéleven omdat het flexkantoor meer vrijheid en meer vrijheid biedt om te kiezen om te werken waar je wilt.
- Vaneen schoner pand hebben omdat de kantoren van iedereen zijn en iedereen verantwoordelijk is voor het schoonmaken van de werkruimte na de sessie;
- Vanmeer betrokken werknemers hebben omdat dit type organisatie management oplegt op basis van vertrouwen en medewerkers zich meer betrokken zullen voelen;
- Vansociale banden aanmoedigen want door veranderingen in de omgeving en reizen te bevorderen, stimuleert het flexkantoor werknemers om relaties aan te gaan met verschillende afdelingen in uw bedrijf;
- van Verminder het gevoel routine dankzij een omgeving in actie.
Nadelen
Zoals met alles heeft het flexkantoor ook nadelen.
Om ervoor te zorgen dat de oprichting van dit type organisatie een succes wordt, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van deze verschillende punten.
Onder de nadelen kunnen we vinden:
- Het gevoel van eenzaamheid wat wordt versterkt door de keuze van werklocaties. Iemand die veel individuele missies zal hebben, zal de neiging hebben om gesloten kantoren te gebruiken om de productiviteit te bevorderen.
- De afname van kantoorpersonalisatie omdat de kantoren niet langer worden toegewezen, werknemers gedwongen worden de kantoren leeg te laten en dit kan gevolgen hebben voor hun verbondenheid met uw bedrijf
- Het opstellen van regels die moeten worden nageleefd vanwege de organisatiebehoefte die door het flexkantoor wordt opgelegd.
- De overbezetting van ruimtes door de afname van de ruimte. Tijdens een transitie zijn werknemers vaak terughoudend om hun routine te veranderen en zullen ze de neiging hebben om vaker dan normaal te komen, wat tot overwerk zal leiden. Op de lange termijn kan een gebrek aan organisatie ertoe leiden dat er te veel werknemers op dezelfde dag op uw site zijn.
Wat u moet weten voordat u voor het flexkantoor kiest
Om deze transitie voor uw medewerkers te waarborgen zonder de prestaties van uw organisatie te verminderen, raden wij u aan na te denken over deze verschillende punten:
Evalueer de bezettingsgraad van uw kantoren
Om een nieuwe organisatie van uw kantoren te implementeren, is het belangrijk om de bezettingsgraad van uw kantoren te meten. Zo kunt u vertrouwen hebben in uw keuze of beseffen dat dit misschien niet de beste oplossing is.
Wees voorzichtig, onderschat de bezettingsgraad niet, want het kan zijn dat je overvolle kantoren krijgt als je overstapt naar het flexkantoor.
Identificeer de soorten activiteiten in uw bedrijf
Door de soorten activiteiten van uw bedrijf te identificeren, kunt u uw keuze van ruimtes voor uw werknemers stimuleren.
Om u te helpen, identificeren de meeste bedrijven 6 verschillende activiteiten: concentratiewerk (individueel), administratief werk (bijvoorbeeld: e-mail), audio-interacties (gesprekken, videoconferenties), samenwerkingswerk (als team), informele uitwisselingen en externe bijeenkomsten.
Afhankelijk van de soorten activiteiten die je hebt geïdentificeerd, moet je voor elke activiteit minstens één ruimte vrijmaken.
Identificeer de verschillende ruimtes die je hebt
Parallel aan de identificatie van de soorten activiteiten, kunt u met de identificatie van uw ruimtes een uniek flexkantoor bouwen. Hier gaat het erom de verschillende ruimtes te noteren die je al hebt.
Denk na over de verschillende mogelijke ruimtes om in te richten
Wanneer je de 3 voorgaande punten hebt behandeld, kun je vervolgens nadenken over de nieuwe ruimtes die volgens jou nodig zijn om in je kantoren in te richten.
We kunnen u alleen maar aanraden om het aantal ruimtes te verhogen om de productiviteit en het welzijn van uw werknemers te bevorderen.
Je kunt bijvoorbeeld een kamer toevoegen die gewijd is aan dutjes. Hoewel dutten in de meeste banen een gevoelig onderwerp is, zijn verschillende onderzoeken het erover eens dat dutjes net zo gunstig zijn voor de werknemer als voor het bedrijf. In feite zou een dutje van 20 minuten na 6 uur na het ontwaken de productiviteit met 40% verbeteren.
Denk na over het soort beheer dat moet worden ingevoerd
Het type organisatie van een bedrijf is vaak van invloed op het gevoerde management. Een bedrijf met gesloten kantoren zal de neiging hebben om directief management uit te oefenen, terwijl een bedrijf dat in de open ruimte werkt een nogal overtuigend management zal hebben.
In de context van het flexkantoor is het moeilijker om verticaal management uit te oefenen en is het noodzakelijk om te vertrouwen op het vertrouwen van uw medewerkers.
Bij de soorten management die gebaseerd zijn op vertrouwen en loslaten, raden we u aan interesse te tonen in delegatief of participatief management.
Hoe stel je het in?
Om de voordelen en nadelen van flexkantoren te maximaliseren, is het belangrijk om de juiste methoden en de juiste hulpmiddelen in te voeren.
Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, hebben we een lijst met chronologische stappen voor je opgesteld:
1. Realiseer een digitale transitie
Zoals u zult hebben begrepen, vereist het flexkantoor dat iedereen in het bedrijf op elke locatie kan werken.
Hiervoor moet u een gemeenschappelijke cloud opzetten voor alle werknemers en communicatiemiddelen aanbieden.
We raden u aan om de tool te gebruiken Google WorkSpace voor uw cloud waarmee u een groot aantal soorten documenten kunt opslaan, gedeelde ruimtes kunt creëren en kunt maken (spreadsheet, presentatie, geschreven document).
Wat een communicatiemiddel betreft, raden we aan het Slack-platform te gebruiken. Dit platform vergemakkelijkt de samenwerking doordat je je verschillende missies kunt coördineren en het biedt ook de mogelijkheid om te synchroniseren met andere platforms zoals Google Workspace.
2. Zorg voor een tool voor het reserveren van ruimtes
Om overbevolking tegen te gaan, is het essentieel om over een reservatietool te beschikken.
Met deze tool kunt u de bezetting van al uw ruimtes en uw reserveringsschema's beheren.
We raden u ten zeerste aan om gebruik te maken van De Moffi tool, dat dit type platform biedt en waarmee u ook kamers kunt boeken voor alle soorten evenementen (teambuilding, integratiedag, enz.) wanneer u niet voldoende ruimte op uw terrein hebt.
3. Stel nieuwe regels in
Dit nieuwe type organisatie zal u begeleiden naar management gebaseerd op vertrouwen, maar het is belangrijk om regels vast te stellen om de organisatie van vertrouwen te waarborgen.
Om overbevolking van ruimtes te voorkomen en de hygiëne van uw gebouwen te bevorderen, kunt u uw werknemers vragen om verplichte aanwezigheidsdagen te hebben of om hun werkruimten na gebruik op te ruimen/schoon te maken.
4. Maak dezelfde tools beschikbaar in alle werkruimten
Om ervoor te zorgen dat elke werknemer overal in uw gebouw kan werken, vergeet niet om de nodige hulpmiddelen (scherm, aansluitingen, enz.) voor elk type werk op alle werkstations te gebruiken.
Overweeg in dezelfde geest om alle mensen in uw organisatie de apparatuur uit te lenen die ze nodig hebben om buiten uw pand te kunnen werken.
5. Bied persoonlijke ruimtes aan
Om ervoor te zorgen dat alle werknemers in uw organisatie zich goed voelen en om te voorkomen dat ze al hun apparatuur meenemen wanneer ze van werkplek veranderen, kunt u overwegen om persoonlijke kluisjes in te richten waarin ze hun persoonlijke bezittingen of werkspullen kunnen opbergen.
6. Implementeer akoestische oplossingen om het geluid in uw gebouwen te verminderen en uw ruimte te optimaliseren
Het is ook belangrijk om kalm te blijven in uw werkruimten om ieders productiviteit te bevorderen.
Om dit te doen, raden we je aan om te integreren akoestische cabines voor telefoongesprekken. Hiermee kunt u de privacy vergroten en het geluid in samenwerkingsruimten aanzienlijk verminderen.
In onze moderne samenleving is de professionele wereld de laatste jaren ingrijpend veranderd door vervanging van gepartitioneerde ruimten En de individuele kantoren in Open ruimte. Gemotiveerd door een verlangen naar productiviteit, de stimulans om collectieve intelligentie en samenwerking te ontwikkelen, zijn deze open kantoren Ze hebben echter belangrijke nadelen: de lawaai, de verspreiding ervan in ruimten en de verzwakking van de productiviteit als gevolg van lage akoestische prestaties.
Hoewel de voordelen van een open werkomgeving Het hoeft niet langer te worden aangetoond; als er geen rekening wordt gehouden met de impact van geluidsoverlast op de kwaliteit van leven op het werk van werknemers, worden managers blootgesteld aan onderliggende kosten die sterk worden onderschat. In de loop van de tijd beantwoorden open ruimten aan een behoefte aan innovatie in beheerstechnieken, de verspreiding van geluid binnen gedeelde kantoren kan contraproductief zijn.
Zijn fabrikant van akoestische cabines, we zijn natuurlijk niet objectief, maar u moet weten dat volgens Dynamic Workplace 90% van de vergaderingen in bedrijven tussen 2 en 3 personen plaatsvindt.
Om te voorkomen dat u grote ongebruikte vergaderruimten hebt, kunt u met akoestische cabines ruimte besparen en uw pand een designtintje geven.
Als u geïnteresseerd bent in dit type product, nodigen we u uit om ons artikel te lezen waarin wordt uitgelegd Hoe kiest u uw toekomstige akoestische cabine (of telefooncel voor de meeste Engelstaligen onder ons).
7. Train je managers
Het is ook noodzakelijk om na te denken over het opleiden van deze managers in de transitie en het nieuwe type management dat ze zullen moeten toepassen.
Vraag hen vervolgens om de verschillende partijen in het bedrijf te ondersteunen bij deze verandering om isolatie te voorkomen en om het mogelijk te maken teams energie te geven en de teamcohesie te behouden.
8. Personalisatieworkshops voorbereiden
Om te voorkomen dat uw werknemers de interesse verliezen die uw werknemers hebben in uw bedrijf, is het belangrijk hen te betrekken bij het leven van uw bedrijf.
Overweeg workshops waarmee ze hun persoonlijke touch naar uw pand kunnen brengen.
U kunt bijvoorbeeld een muur in de pauzeruimte wijden waar iedereen op kan tekenen of zelfs van tevoren een wedstrijd aanbieden om de decoratie van lokale geschillen te kiezen.
9. Integreer vegetatie in uw kantoren
Voor een esthetisch aspect maar ook voor de gezondheid van uw medewerkers, aarzel niet om uw kantoren te vullen met bloemen of planten. Planten spelen een depolluerende en zuurstofrijke rol. Door bloemen aan uw ruimtes toe te voegen, zuivert dit de lucht en verlaagt u tegelijkertijd het Co2-gehalte en krijgt u een decoratief tintje.
Bovendien zou volgens de University of Queensland de aanwezigheid van planten de productiviteit met 15% verhogen.
We raden je aan om naar Platan te gaan, een vegetatieworkshop op maat, wat je bureau zal verfraaien.
10. Stel tevredenheidsvragenlijsten op
Stel na de overstap naar het flexkantoor tevredenheidsvragenlijsten op waarmee u het succes van het flexkantoor kunt beoordelen en de problemen die u kunt tegenkomen, kunt aanpassen.
Deze meting kan gedurende de eerste drie maanden wekelijks plaatsvinden en daarna halfjaarlijks.
Ben je klaar om van kantoor te veranderen?
Dankzij al deze informatie weet je nu hoe je het flexkantoor moet definiëren en inrichten!
Als je meer wilt weten over akoestische cabines En onze akoestische vergaderruimten met een uniek ontwerp nodigen we je uit om een kijkje te nemen in onze producten.
