Travailler en open-space, un challenge et un savoir vivre.
Avec la réduction de l’espace de travail, l’escalade incessante des prix au mètre carré et l’avènement du télétravail, les manières de travailler ont évolué. Depuis quelques années, les espaces de travail ont évolué, notamment par la recrudescence des bureaux partagés, aussi appelés open-spaces. De nombreuses entreprises, grandes comme petites, ont opté pour cet environnement de travail dans lequel tout le monde évolue dans la même pièce et côte à côte tout au long de la journée.
L’espace à disposition ne permet pas toujours que chacun dispose d’un bureau individuel et souvent, ce sont seulement les plus hauts gradés qui bénéficient de leurs propres bureaux. L’open-space permet de favoriser les échanges, de garantir l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance, d’accélérer de nombreux processus grâce à la proximité. Cependant, il n’est pas toujours évident de travailler au mieux dans un open-space à cause du bruit de fond permanent, de l’agitation ambiante et du manque de confidentialité. Chacun travaille de manière différente, et c’est primordial de prendre en compte ces différences pour que la cohabitation dans l’open-space se passe au mieux.
L’open-space fait maintenant partie de nos vies, et il est fort probable qu’il y reste encore un bon bout de temps, alors autant faire en sorte que cette expérience se passe au mieux. Voici nos 10 conseils pour que l’open-space soit un espace de travail agréable.
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Nos 10 conseils pour mieux travailler en open-space
Se respecter les uns les autres
Respecter ses collègues est une priorité dans le monde du travail en général, et c’est encore plus vrai quand on travaille en open-space. Même si pour beaucoup la notion de respect paraît évidente, dans les faits il est très facile d’y manquer.
Quelle que soit l’attitude de vos collègues et même si certaines de leurs petites habitudes vous dérangent, notre premier conseil est de toujours vous conduire de la manière la plus respectueuse possible.
Le bien-être de vos voisins doit être votre priorité. Et c’est en instaurant ce climat que les autres vous traiteront avec ce même respect. Autrement dit : ne faites pas aux autres ce que vous ne voudriez pas qu’on vous fasse. Vos collègues vous le rendront bien !
Par exemple, si vous avez une petite faim, mangez discrètement de manière à ne pas déconcentrer et agacer vos voisins. Évitez donc de manger des chips dont le bruit rendra fou certains de vos voisins, ou de manger des aliments à l’odeur trop incommodante (type ail, oignon ou durian pour les plus courageux). De manière générale, les odeurs de nourriture au bureau peuvent vite devenir désagréables, donc mieux vaut privilégier les repas à l’extérieur quand cela est possible !
Soyez discret ! Mettez votre téléphone en silencieux pour éviter que la sonnerie dérange les autres. Si possible, allez passer vos appels dans un endroit calme et insonorisé. Dans l’idéal, votre open-space devrait s'équiper de mobilier acoustique prévu à cet effet. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter notre page sur les phone box. Et si vous n’avez pas d’autres choix que de téléphoner dans l’open-space, munissez-vous d’un casque équipé d’un micro et tâchez de ne pas parler trop fort. Et surtout, ne mettez pas le haut-parleur : vos collègues ne tiennent sans doute pas à être au courant du contenu de chacun de vos appels. Si vous devez communiquer avec l’un de vos collègues d’open-space qui est situé à l’autre bout du plateau, envoyez-lui un message ou allez le voir plutôt que de donner de la voix et de déranger tout le monde.
De plus, un autre pilier de la réussite du travail en open-space est la communication, qui est aussi une marque de respect. Que ce soit pour exprimer un accord ou un désaccord, il est essentiel de faire part du fond de votre pensée à vos collègues. Les bonnes choses méritent d’être dites car elles peuvent donner naissance à plus de motivation, renforcer l’esprit d’appartenance et souder l’équipe. Et en cas de désaccord ou de sujet difficile à aborder, il est extrêmement bénéfique d’informer ses collègues des points qui posent problème, si cela est fait respectueusement et en douceur.
De plus, les tics des uns et des autres peuvent être très agaçants à la longue. De la même manière, il est possible que certains de vos comportements énervent vos voisins. Si c’est le cas, il est nécessaire de crever l’abcès et d’indiquer poliment à la personne concernée ce qui vous dérange. Même si ça peut paraître difficile, ça reste primordial pour éviter d’avoir à informer la personne quand on est à bout de nerfs et d’utiliser des mots qui dépassent la pensée sous le coup de la colère. Néanmoins, si la gêne n’est que temporaire et si elle est due à de la fatigue par exemple, mieux vaut prendre sur soi et trouver des mesures alternatives. De la même façon, il est recommandé de demander à ses collègues si son propre comportement ne les dérange pas.
Contribuez à créer une atmosphère conviviale
Nous sommes tous d’accord pour dire que l’ambiance au travail est primordiale pour s’épanouir professionnellement. Arriver le matin et être heureux de retrouver ses collègues, ses locaux et se sentir bien grâce à une atmosphère décontractée et bienveillante est un b.a.ba pour que les salariés travaillent au mieux.
Avantages de l’open-space est qu’il permet à ses occupants d'interagir facilement et de partager des bons moments.
Soyez poli, souriant et sympathique, faites la conversation de temps en temps, amenez parfois des gâteaux, essayez de comprendre comment fonctionnent vos collègues. Chacun à ses petites habitudes, et être au courant de celles des autres est un atout car cela permet non seulement de mieux les connaître mais aussi d’agir en conséquence pour instaurer un climat agréable dans l’open-space. Il s’agit de faire preuve de sensibilité à l’égard des autres et de faire attention à eux.
Repérez les jours où vos collègues ne sont pas au top de leur forme, sont stressés ou simplement de mauvaise humeur, et adaptez-vous. Vos collègues seront sensibles à l’attention que vous leur porterez et vous le rendront bien. Attention cependant à bien fixer les limites : même s’il n’est pas interdit et même recommandé de discuter, il faut le faire discrètement et avec mesure.
Si votre voisin est un peu trop bavard et vous raconte ses vacances pendant des heures alors que vous travaillez, il est nécessaire de lui dire gentiment que vous préférez poursuivre cette conversation plus tard.
Définir les règles dès le départ
L’open-space, de par son ouverture, peut en fait être un bon outil pour apprendre sur le terrain en observant les personnes autour de soi. Nous recommandons donc de profiter de cette configuration pour découvrir la manière dont vos collègues travaillent et bénéficier d’un esprit de communauté. Cependant, pour que la cohabitation en open-space se passe bien, il est nécessaire que chacun respecte des règles communes à tous les occupants. Comme chacun a un caractère et une éducation différente, les règles de savoir-vivre en entreprise varient.
Il est donc essentiel d’instaurer dès le début des règles applicables à tout le monde, notamment via la création d’un règlement intérieur pour formaliser le tout.
De nombreuses règles apparaissent de manières tacites, telles que l’autorisation de manger au bureau, la recommandation de ne pas passer d’appels dans l’open-space etc.
Mais il est important de définir simplement les règles dès le départ avec l’ensemble de l’équipe. Une fois définies, les règles devront être appliquées et respectées par tout le monde. Si vous travaillez dans un open-space, il faudra être attentif aux potentielles règles tacites et vous assurer que vous respectez bien les règles définies par l’entreprise.
Prenez des pauses !
Pour bien travailler et être performant tout au long de la journée, il est nécessaire de faire régulièrement des pauses. En plus de recharger les batteries, les pauses sont un excellent moyen de nouer des liens avec vos collègues d’open-space.
Partager des moments de détente avec les autres permet de souder les équipes, de faciliter la communication et de découvrir un peu plus la personnalité des gens qui partagent l’open-space. De plus, dans un open-space, les visages que l’on voit toute la journée sont souvent les mêmes. Prendre une pause café ou déjeuner permet donc également de découvrir de nouvelles personnes, celles assises à l’autre bout de l’open space par exemple. Cela permettra aussi de souffler un peu si les tics de vos voisins de bureau vous énervent trop et de relativiser.
C’est également par ces pauses que l’ambiance générale dans l’open-space est façonnée ! N’hésitez donc plus et proposez aux gens autour de vous de faire un break et d’aller siroter un café sur la terrasse.
Aménagez votre espace de travail
Pour être épanoui au travail, il est important que les salariés se sentent à l’aise dans leur espace de travail. Et pour se sentir à l'aise quelque part, il faut avant tout s’approprier les lieux. Les open-spaces, de par leur disposition “à la chaîne”, peuvent vite paraître impersonnels et froids s’ils sont laissés comme tels.
Nous vous recommandons donc vivement d’aménager votre espace de travail à votre goût. Égayez votre bureau avec des plantes, des photos, des couleurs qui vous plaisent. Vous pouvez même apporter des objets de chez vous utiles au bureau, type tasse pour le café, carnet, stylo etc. qui vous feront vous sentir chez vous.
Vous pouvez même vous associer avec vos collègues pour aménager l’open-space s’il est trop impersonnel. Vous partagerez de bons moments entre collègues à réfléchir à la déco et l’open-space plaira à tout le monde.
Isolez-vous quand c’est nécessaire
Comme nous l’avons déjà mentionné, l’open-space permet de communiquer facilement et la proximité avec les autres permet à certains processus d’aller plus vite. Cependant, certaines tâches demandent de la concentration et travailler en open-space peut vite devenir un cauchemar.
Dans le cas où vous avez besoin de vous concentrer, isolez-vous !
De nos jours, c’est d’autant plus facile que de nombreux salariés utilisent des ordinateurs portables ou des tablettes au quotidien et sont donc très mobiles.
Installez-vous dans un endroit calme, idéalement prévu à cet effet. De plus en plus d’entreprises proposent des espaces dédiés à ce cas de figure pour répondre à un besoin de calme et de tranquillité de la part des employés. C’est le cas notamment des salles de repos faites pour la sieste, des salles de réunion, des pièces de brainstorming, phone box etc. Dans ces endroits, vous serez beaucoup plus à l’aise pour réaliser vos tâches et vous concentrer. Si votre entreprise ne propose pas ce genre d’endroits, vous pouvez également vous isoler dans le bureau d’un collègue absent bénéficiant d’un bureau personnel ou dans une salle de réunion inutilisée. Attention toutefois à ne pas faire de l’isolement une habitude: vos collègues pourraient finir par penser que vous les fuyez !
Proposer des solutions d'isolation acoustique
Si votre entreprise ne propose aucun espace isolé acoustiquement dans lequel vous pouvez bénéficier de calme et de tranquillité, passer ou recevoir un appel et recevoir quelqu’un, vous pouvez proposer des solutions faciles à mettre en place et pas nécessairement coûteuses.
Il existe de nombreuses solutions, de tailles, d’isolation et de design différents. Les solutions les plus efficaces sont les cabines acoustiques, qui sont totalement insonorisées et permettent une confidentialité totale. Les cloisons acoustiques, bien que moins intéressantes sur le plan de l’isolation sonore, restent des solutions viables sur le court terme. Bien que certaines solutions représentent parfois un coût pour l’entreprise, elles sont faciles à mettre en place et sont un excellent investissement.
Modulez vos horaires
Si vous réalisez que le bruit en open-space vous dérange et vous empêche vraiment de vous concentrer, demandez à aménager vos horaires. Une solution pour vous serait d'arriver plus tôt le matin pour partir plus tôt le soir ou à l’inverse d’arriver plus tard pour partir plus tard le soir.
Cela vous permettra de profiter d’une plus longue période de tranquillité en étant présent quand l’open-space est le plus calme et vide. Faire du télétravail est également une excellente solution, dans le cas où votre espace de télétravail est calme.
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L'open-space est mort, vive l'open-space
L’open-space peut être un challenge pour nombre d’employés, notamment à cause du bruit et de l’agitation qui peuvent y régner. Cependant, de nombreuses mesures peuvent être appliquées pour rendre la vie en l’open-space agréable.
A l’heure de la crise de la COVID-19 et du port obligatoire du masque, la vie en open-space est chamboulée et demande aux employés de changer leurs habitudes au bureau. Avec l’avènement du télétravail, les visioconférences et appels téléphoniques sont plus utilisés que jamais pour mettre en lien les membres d’une entreprise, ce qui peut résulter en beaucoup de bruit ambiant et gêner certaines personnes. Il est donc encore plus recommandé d’appliquer ces 10 conseils pour mieux travailler en open-space.
