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Les phone box et phone booth sont devenus très populaires depuis quelques années. Malheureusement certaines rumeurs courent à leur sujet… Les phone booth seraient réservés aux grands open space. De plus, ces cabines seraient magiques : peu importe où et comment elles sont installées, elles rétablissent calme et confidentialité dans vos bureaux.
On ne voulait pas en croire nos oreilles. Il est temps de rétablir la vérité, nous en faisons une affaire personnelle (pas la peine de vous expliquer pourquoi).
Dans un premier temps, nous vous montrerons que les phone booths permettent d’optimiser l’encombrement au sol. De ce fait, elles s’intègrent facilement dans tous les locaux et améliorent la gestion de l’espace. Dans un second temps, nous vous donnerons quelques conseils pour bien les positionner. De sorte que vos collaborateurs les utilisent régulièrement et qu’ils s’y sentent à l’aise.
Les phone booth, un gain d’espace pour tous
Agencement classique d'un bureau
À première vue, ce bureau ne semble pas avoir la capacité d'accueillir phone box, phone booth, ou salles de réunion acoustiques encore moins de nouveaux postes ou un nouvel espace dédié au bien-être des employés…
SPOILER ALERT : c’est possible.
Les salles de réunion ne sont plus vraiment au goût du jour quand on sait que 97% du temps, les réunions sont faites entre deux à trois personnes, alors que 100% des salles de réunion sont construites de manière à en accueillir plus de six. Un gaspillage d’espace dont on se passerait bien ! En 2021, il est temps de troquer vos salles de réunion classiques, trop encombrantes et peu utilisées contre des salles de réunion acoustiques.
Une salle de réunion et huit postes en plus
Dans cet exemple, deux des trois salles de réunions ont été supprimées. L’idée étant de gagner de la place sans perdre en capacité d’espaces dédiés aux réunions. Parmi les trois nouvelles cabines acoustiques, deux sont conçues pour deux personnes et une pour quatre. Si un besoin urgent de grande réunion se présente, il reste tout de même une salle de réunion classique. Grâce à la disposition des phone booth, on remarque que deux zones ont été créées. C’est un des avantages des cabines : pouvoir délimiter l’open space, ce qui peut être apprécié par certains services (sales, marketing…) Outre l’espace gagné pour les phone box, l’optimisation de l’espace a permis d'ajouter huit nouveaux postes. Une augmentation qui paraissait impossible en termes de place quand il y avait encore trois salles de réunion classiques.
Un espace détente en plus
Sur cette seconde modélisation, les modifications sont similaires, mais le gain d’espace a été utilisé pour créer un espace de détente (toujours très apprécié des collaborateurs). Comme dit précédemment les phone booth peuvent servir à découper le bureau en zones. Vous pouvez les installer entre l’espace bureau et l'espace détente, afin de délimiter ces espaces. Certains apprécient d’ailleurs utiliser les phone box dans les espaces communs et plus chill. On peut s’y détendre, au calme, ou avoir des discussions informelles avec des collègues.
50 m2 d'espace en plus
Ainsi, on peut clamer haut et fort, preuve à l'appui, que les salles de réunions acoustiques passent partout et qu’elles permettent même le gain d’espace. N’ayez pas peur de réagencer vos locaux, notamment à l’aide des phone booth, vous optimiserez la gestion de votre espace et de nouvelles opportunités d’aménagement s'ouvriront à vous. En revanche, le positionnement de la cabine ne doit pas être choisi au hasard, c’est ce dont traite la seconde partie de cet article !
Les phone booth et phone box, magiques mais seulement dans certaines conditions
Non, la phone box n’est pas complètement magique. Si vous les placez dans un endroit éloigné des collaborateurs, où personne n’a envie d’aller, personne ne l’utilisera.
Le positionnement adéquat des phone box et phone booth diffère forcément en fonction de vos besoins et de votre espace. Une cabine peut rapidement devenir inutile, totalement délaissée par ses utilisateurs. La phone box en elle-même peut être ultra-performante, si son positionnement n’est pas stratégique vous risquez de passer à côté de l’expérience. En tant que fabricants et vendeurs de cabines acoustiques, ces situations nous brisent le cœur... On n'a surtout pas envie que ça vous arrive.
Placer la cabine en fonction des besoins de vos collaborateurs
Tous vos collaborateurs n’ont pas les mêmes besoins : certains apprécient d’être dans le calme pour être plus concentrés tant dis que d’autres préfèrent les lieux ouverts pour faciliter la communication et le travail d’équipe. Ces besoins varient en fonction de la personnalité mais aussi du travail et des tâches de chacun. On ne le répétera jamais assez : écouter ses employés et veiller à leur bien-être est primordial. Les phone booth s’inscrivent clairement dans cette démarche et s’avèrent utiles dans toutes les situations et pour tout le monde !
Identifiez quel(s) groupe(s) d'employés en a le plus besoin. Est-ce ceux qui travaillent dans le calme et la concentration ? Dans ce cas-là, les phone box sont très utiles pour les appels privés et les réunions sans déranger ses collaborateurs. Selon votre équipe, c’est peut-être davantage dans les espaces collaboratifs que les cabines acoustiques trouveront leur place. Quelques phone box sont toujours la bienvenue dans un open space pour s’isoler du bruit, de l’agitation et du reste de l’équipe le temps d’un call ou d’une réunion qui ne concerne pas nos collaborateurs.
Enfin, avant de décider des emplacements de vos phone box, il serait intéressant d’observer et d’analyser les flux principaux dans votre espace de travail. Quels sont les trajets les plus souvent empruntés. Il faut que les employés passent devant la cabine et qu’elle soit à proximité d’eux pour qu’ils fassent l’effort de l’utiliser. Essayez de comprendre vers quelle(s) zone(s) ils se dirigent naturellement quand ils passent un appel, ou qu'ils ont besoin de s’isoler.
Le positionnement de la phone box peut aussi impacter le confort que vous trouverez dans la cabine acoustique. Si vous souhaitez être à l’aise, il est préférable de la placer dans un endroit lumineux. Ce conseil concerne surtout les phone booth n’ayant qu’une paroi transparente et trois parois opaques. On peut vite se sentir enfermé dans une cabine sombre, et ce n’est vraiment pas l’effet escompté ! En revanche, les cabines équipées de 2 parois vitrées sont souvent plus confortables pour l’utilisateur, car la lumière pénètre plus facilement et le ressenti n’en est que meilleur.
Conseils sur le positionnement des phone box ou cabines acoustiques individuelles.
Les phone box sont très appréciées en général, elles s’intègrent parfaitement dans tous les espaces. Grâce à leur taille compacte, elles offrent à vos collaborateurs un espace isolé et confidentiel sans encombrement des sols. Vous pouvez d’ailleurs profiter des coins ou encastrements inutilisables pour placer votre phone box sans diminuer la superficie disponible de vos locaux.
Le problème rencontré par tous les espaces de travail est le suivant : les employés s’éloignent dans les couloirs ou des espaces retirés pour passer des appels, se protégeant du bruit ambiant et des éventuelles oreilles indiscrètes. Malheureusement, le couloir et ces espaces ne sont ni des lieux adéquats ni pratiques. C’est dans cette logique que les cabines ont été pensées, permettant d’éviter ces désagréments et cette perte de temps. La positionner au centre de votre open space, à proximité de toute l'équipe, est à la fois une solution pratique et efficace. Le côté acoustique et confidentiel est assuré (bien plus que dans le couloir !) mais sans la perte de temps et l'inconfort.
Si vous ne travaillez pas en open space mais que vos employés sont plutôt dispersés dans des petits bureaux de deux ou trois personnes. Le couloir devient aussi le lieu de prédilection pour passer des appels et discuter en privé. Autant utiliser ce couloir à bon escient en y plaçant quelques phone box !
Conseils sur le positionnement des phone booth ou salles de réunion acoustiques.
Les salles de réunion acoustiques sont différentes, dans le sens où elles peuvent accueillir entre deux et huit personnes. Elles peuvent alors véritablement faire office de point de rencontre. Elles sont également une solution pour installer une salle de réunion dans vos locaux sans l'encombrement d’une véritable salle dédiée à cette activité.
Bien sûr, il est toujours primordial de placer votre phone booth à proximité des travailleurs pour les motiver à l’utiliser. Mais le but est de le mettre à disposition d’un maximum de personnes, n’hésitez pas à le placer dans les espaces communs afin que tous les employés en profitent !
Pour conclure, les phone box et phone booth s’intègrent dans tous les espaces, et permettent d’agence de manière optimale vos locaux. Seulement, il ne faut pas négliger leur positionnement pour en profiter au maximum.
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